KI-Wissensmanagement für Handwerksbetriebe, Kanzleien, Praxen und andere Betriebe
Die KI hat die alte Vorlage erwischt. Jetzt darf dein Team die Antwort korrigieren.
Im Handwerksbetrieb übernimmt die KI die alte Wartungspauschale aus einem Angebot vom letzten Jahr. In der Kanzlei fordert sie Unterlagen an, die längst entfallen sind. In der Praxis nennt sie die alte Uhrzeit für die telefonische Terminvereinbarung. Alle drei Antworten klingen, als wäre alles in Ordnung.
Also fragt dein Team wieder bei der Person nach, die weiß, was heute gilt. Genau diese Rückfrage sollte die KI euch ersparen.
Damit das klappt, muss die KI die gültige Information finden können. Ich helfe dir, das Wissen deines Betriebs für einen konkreten Arbeitsablauf aufzubereiten. Dann prüfen wir an euren eigenen Fällen, welche Fragen die KI damit beantworten kann und wann jemand aus dem Team übernehmen muss.
Wer weiß bei euch, was wirklich gilt?
Im Handwerksbetrieb kommt eine Wartungsanfrage rein. Das Büro muss wissen, ob ihr das Gerät betreut und welche Angaben ihr vor dem Termin braucht. Die Ausnahme kennt der Meister.
In der Kanzlei muss das Sekretariat wissen, welche Vorlage bei einem neuen Mandat gilt. Die Checkliste liegt im Ordner. Die letzte Änderung steht in einer E-Mail.
In der Praxis fragt jemand nach einem Termin. Welche Terminarten kann das Team direkt vergeben, und wann ist eine Rücksprache nötig? Die Regel kennt die Praxisleitung.
Wir nehmen uns den Ablauf vor, der euch immer wieder aufhält.
- Dein Team zeigt mir echte Fälle. Welche Fragen kommen immer wieder? Welche Unterlagen öffnet dein Team dafür? Bei wem muss es nachfragen?
- Ihr entscheidet, was gilt. Ich bereite es auf. Wir klären widersprüchliche Angaben und halten die gültige Information samt Quelle fest. Ihr legt fest, wer sie aktuell hält und worauf die KI zugreifen darf.
- Wir stellen der KI dieselben Fragen noch einmal. Findet sie die aktuelle Pauschale, die richtige Checkliste oder den gültigen Terminablauf? Wir prüfen gemeinsam, ob sie erkennt, wann jemand aus dem Team entscheiden muss.
Was dein Team danach in der Hand hat
Für den ausgewählten Ablauf bekommt ihr einen Wissensbestand, den ihr selbst weiterpflegen könnt. Darin steht, welche Angaben gelten, woher sie kommen und wer sie bei Änderungen aktualisiert. An den getesteten Fällen seht ihr, welche Arbeit die KI euch abnehmen kann und wo jemand entscheiden muss.
Wer mit dir daran arbeitet
Ich bin Werner Graser, Inhaber von ylem e.U. in Kärnten und Entwickler von getVIA. Dort setze ich das in der Kundenkommunikation um. Findet die KI die richtige Information, und erkennt sie, wann sie jemanden dazuholen muss?
Welche Frage landet bei euch immer wieder auf demselben Schreibtisch?
Bring zwei oder drei Beispiele mit. Im Erstgespräch schauen wir, wo die Antworten heute stecken und bei welchem Ablauf sich die Aufbereitung zuerst lohnt.